Uzaktan çalışma modelinde iş verimliliği nasıl ölçülür?

uzaktan-calisma-verimliligi

Yeni olmayan ama mesafeli durulan uzaktan çalışma, yaşayarak öğrenmenin en güzel örneklerinden biri oldu. Pandemi yüzünden milyarlarca insan bir günden ertesine uzaktan çalışmaya başladı. Zorlananlar oldu, ne kadar rahat olduğunu fark edenler ve uzaktan çalışmaya çoktan hevesli olanlar… Bugün artık pandemi yok ama uzaktan çalışma modeli iş hayatının olağan bir parçası. Peki bu durum verimli mi?

COVID-19 pandemisi ile birlikte tüm dünyada şirketler, yeni bir çalışma modeline hızla geçiş yapmak durumunda kaldı: Uzaktan Çalışma. Bu yeni modele pandemi öncesinde mesafeli olan işverenler, zorunlu geçiş esnasında uzaktan çalışma modelinin özellikleri hakkında kısıtlı bilgiye sahip olduklarından, verimliliğin “uzaktan” sağlıklı bir şekilde ölçülüp ölçülemeyeceğinden emin olamadı. Ancak pek çoğu kısa sürede fark etti ki uzaktan çalışma modelinde iş verimliliğini ölçmek sanıldığı kadar zor değil. Merak edenler için bu yazıda uzaktan çalışma modelinde iş verimliliğini ölçmek için başvurulabilecek yöntemleri listeledik.

Uzaktan çalışma modeli nedir?

Klasik model olan yüz yüze çalışmada çalışan, sorumluluğundaki görevleri belli saatler içerisinde şirket binasında fiziksel olarak bulunarak yerine getirir. Uzaktan çalışma modelinde ise çalışanın şirketin bulunduğu yere gitmesine gerek yoktur ve mesai çevrimiçi olarak tamamlanır. Uzaktan çalışma modelinde çalışanlar ve şirketler için giderleri azaltmak ve verimliliği artırma şansını elde eder. Hibrit çalışma modeli ise iki çalışma biçiminin bir arada olduğu ve şirketlerin her iki modelin de avantajlarını deneyimleyebildiği bir modeldir.

Insightful tarafından yapılan The State of Remote Work 2022 araştırmasının raporuna göre, şirketlerin %56’sı uzaktan veya hibrit çalışma sistemine COVID-19 pandemisiyle birlikte geçiş yaptı ve bu şirketlerin çoğunun beklentisi, pandemi bittiğinde her şeyin normale döneceğiydi. Ancak, bu yeni çalışma modelinin maliyet ve verimliliğe olumlu katkısı olduğunu gören şirketlerin çoğu, uyum sağladıkları bu yeni çalışma modelini sürdürmekte karar kıldı.

Uzaktan çalışma modelinde iş verimliliğini ölçmek için 7 pratik tavsiye

Uzaktan çalışma modeli, trafik stresinin ortadan kalkması, sağlıklı beslenme, fiziksel egzersizlere ve aileye daha fazla zaman ayırma gibi unsurlarla çalışanların yaşam kalitesini yükseltmiş, daha mutlu ve istekli hisseden çalışanların üretkenliği de artmıştır.

Peki bu üretkenlik artışı ölçülebilir mi? İşte uzaktan çalışma modelinde iş verimliliğini ölçmek için 7 pratik tavsiye:

1.Üretkenliği ölçmek için bir politika oluşturun

En temel düzeyde verimlilik, birim zaman başına çıktı anlamına gelir. Verimlilik ölçümünüze, müşteri memnuniyeti düzeyi, satışlardaki artış veya internet sitesi ziyaretçilerindeki artış gibi alanınıza özgü ölçümler ekleyebilirsiniz. Öyleyse verimliliği ölçmenin ilk adımı, bunu nasıl yapacağınızı açıkça belirleyen bir politika oluşturmaktır. Bu ilk adım, doğru araç ve süreçleri uygulamanıza yardımcı olacaktır. Çalışanlar, bu politika sayesinde onları nasıl ölçtüğünüzü tam olarak bilecekler ve bu şeffaflık, çalışan bağlılığı ve çalışanlar arası güven oluşturmaya yardımcı olacaktır.

2.Her rol için temel performans göstergeleri (KPI'lar) tanımlayın

Şirketlerdeki her rol ve görev farklı özelliklere sahiptir. Bu nedenle başarı da farklı şekilde ölçülmelidir. Çağrı merkezi yetkilisi ile reklam yazarı veya BT departmanındaki yazılımcı aynı performans göstergelerine göre değerlendirilemez. Bunlar, denetim ve performans ölçütlerinin farklı işlediği tamamen farklı görev alanlarıdır. Örneğin bir çağrı merkezi operatörü önceden planlanmış çalışma saatlerine ve molalara saygı göstermelidir. Bu nedenle, verimlilik kontrolü yaparken çalışanın oturum açtığı saatleri ve aktif zamanını izleyebilen bir araç yeterlidir. Bunun yanında talebin karşılanması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması gibi ölçütlere de başvurulmalıdır. Proje bazlı çalışanlar içinse görevleri tamamlamak için teslim süresi ve hedef belirlemek verimliliği ölçmenin en basit yolu olacaktır.

Tüm ekibin verimliliğini ölçebilmek adına belirli temel performans göstergeleri (KPI'ler) oluşturmak için izleyebileceğiniz bazı genel metrikler şunları içerir:

  • Teslim tarihlerine (deadline’lara) uyum
  • Üretilen işin kalitesi
  • Gerekli dijital sistemlerin kullanımı
  • Belirlenen hedeflerin gerçekleşmesi

3.Çalışana atanan her görev için aşamalar oluşturun

Bir görev için net kilometre taşları tanımlandığında, ilerlemeyi izlemek daha kolaydır. Kilometre taşları ile aşamalara ayrılan görevlerde, sonuna kadar beklemek yerine ilerleme her aşamada raporlanabilir. Bir çalışanın görevi zamanında tamamlamak için gerekli ilerlemeyi gösterip göstermediğini belirlediğiniz kilometre taşları aracılığıyla görebilirsiniz. Uzun bir görevi kilometre taşlarına bölmek, gelecekteki projeleri planlamak için önemli verileri toplamanıza yardımcı olur. Gelecekte daha iyi bir proje planı oluşturabilmeniz için her dönüm noktasına ulaşmada geçen süreyi takip edebilirsiniz.

4.İşi izlemek için görev veya proje yönetimi yazılımı kullanın

Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımları kullanmak iş verimliliğini artırma yollarından biridir. Bu işi çok iyi yapan birçok yazılım seçeneği mevcut ve birkaçını deneyerek hangisinin size en uygun olduğuna karar verebilirsiniz. Pazarlama ve yazılım geliştirme gibi farklı faaliyetler gerçekleştiren ekipleriniz varsa farklı proje takip sistemleri kullanmayı düşünebilirsiniz.

Bu basit yazılımlar sayesinde,

  • Kişilere görevler atayabilir, her birinin ilerlemesini takip edebilir ve görevleri tamamlandıkça bildirimler alabilirsiniz.
  • Haftalık ve aylık olarak tamamlanan görev sayısına göre çalışan verimliliğini ölçebilirsiniz. Benzer görevler üzerinde çalışan birden fazla kişi varsa, bu çalışanları üretkenliklerine göre sıralayabilirsiniz.
  • Tüm ekip açık proje takibi sayesinde şeffaf bir şekilde yönetildiğini görür ve motive olur.
  • Ekip üyeleri kimin ne yaptığını ve işlerin nasıl gittiğini görebilir. Bu görünürlük aynı zamanda çalışan bağlılığı ve ekip üretkenliğini artırmaya yardımcı olur ve herkesi elinden gelenin en iyisini yapmaya teşvik eder.

5.Çalışanların bir işte ne kadar zaman harcadıklarını izleyin

Zaman takibi, çalışan verimliliğini ölçmek için çok önemlidir. Zaman, verimlilik denkleminin paydasıdır:

Verimlilik = Çıktı / Zaman

Çevrimiçi izleme yazılımları, çalışanların işte ne kadar zaman harcadıklarını otomatik olarak izler. Bu araçlar sayesinde her haftanın veya ayın sonunda, her çalışanın kaç saat çalıştığına dair doğru verileri görebilirsiniz. Bu bilgiyi, tamamlanan görev sayısı veya çalışan tarafından üretilen çıktı ile birleştirerek verimliliği hesaplayabilirsiniz.

6.Çalışanlarınızla sürekli etkileşimde olun

Yalnızlık ve devamlı bağlantıda kalma zorunluluğu çalışan memnuniyetinin ve genel motivasyonun düşmesine neden olabilir. Bu durum, uzaktan çalışanların şirket hedeflerine ulaşmadaki üretkenliğini ve yeteneğini etkileyecektir. Bu nedenle, çalışan memnuniyetinin verimlilikle doğru orantılı olduğunu kabul ederek, çalışanlarınızla haftalık veya iki haftada bir genel ve bire bir görüşmelerle etkileşimde olmalısınız.

Çalışanlarınızın memnun ve motive olup olmadığını görmek ve performansı etkileyen olası sorunları belirlemek için bu toplantılar çok faydalıdır. İzolasyon duygularını azaltmaya yardımcı olmak için çalışanlarınızı şirketinizle ve diğer ilgi alanları hakkında çevrimiçi topluluklara katılmaya da teşvik edebilirsiniz.

7.Kaliteyi ve müşteri memnuniyetini ölçün

Verimliliği kaliteden ayırmak imkansızdır. Kalitenin verimliliğin gerekliliklerinden biri olduğunu söyleyebiliriz. Günde 100 bin kusurlu ürün üreten bir şirket, 30 bin mükemmel ürün üreten bir şirketten daha verimli kabul edilemez. Bu nedenle her sektör, ürünlerin üretim ve dağıtım süreçleri için çeşitli kalite kontrol prosedürlerine sahiptir.

Memnuniyet ve kalite algısı ancak müşteri hizmeti kullandığında ölçülebilir. Bu nedenle, şirketin süreçlerini devamlı iyileştirip düzenli memnuniyet anketleri yapmak da çok önemlidir. Sağlık, güvenlik, temizlik, ulaşım ve tarım gibi sektörler uzaktan çalışma modeline uygun olmasa da müşteri memnuniyeti ölçümlemesi ile çıktı kalitesi hakkında bilgi toplayabilir.

8.Bonus: bitoniş ile doğru çalışana ulaşın

Verimliliği ölçmek çok önemlidir. Elbette bu, çalışanlara izlendiklerini hissettirmeden ofis dışında da üretkenliğe odaklı olmalarını sağlayarak olmalıdır. Uzaktan çalışma modelinde verimliliği sürdürülebilir kılmak için şirketlerin atması gereken önemli adımlar olsa da aradığınız yetkinliklere sahip, görev bilinci yüksek ve başında fiziksel otorite olmaksızın disiplinli çalışabilenleri işe almak verimlilik sonuçlarını doğrudan etkileyecektir. Doğru çalışanla doğru işvereni bir araya getirmek için akıllı algoritmalarla donatılmış olan bitoniş uygulaması, sektör bağımsız tüm İK profesyonellerinin ve işverenlerin uzaktan çalışma modelindeki işe alım süreçlerinde de en büyük yardımcısı!