Kalite güvence yönetimi şirketlere ne kazandırır?
Kalite güvence sisteminde amaç, kalite güvence standartlarının her ürün ve hizmet için eksiksiz bir şekilde yerine getirildiğini onaylamaktır. Bu standartlar, hükümet veya ISO gibi uluslararası kurumlar tarafından belirlenen resmi düzenlemeler olabileceği gibi, şirketin kendi koyduğu özel standartlar da olabilir.
Kalite güvence nedir?
Kalite güvence, ürün veya hizmetin kalitesini müşteri veya son kullanıcılara garanti etmek için uygulanacak prosedür ve kurallar bütünüdür. Zamanında ve bütçe dahilinde çalışmayan bir ürün veya hizmeti teslim eden bir proje, başarısız bir projedir. Bu nedenle kalite, iyi bir projenin olmazsa olmaz unsurudur. Ürün bazlı kalite güvence, üretilen ürünün kalite gereksinimlerinin sağlanıp sağlanmadığını denetlemek amacıyla kalite kontrol testlerinin gerçekleştirilmesidir. Kimya, ilaç ve gıda gibi çeşitli sektörlerde üretilen ürünlerin belli bir yasal kalite standardına sahip olması gerekir. Ancak, günümüzde yasal olarak bir kalite standardını takip etmekle yükümlü olmayan sektörler bile pazarın yüksek rekabet gücünden dolayı bu konuya ciddiyetle odaklanmıştır. İstenen kalite güvence hedefine ulaşmanın bir yolu, proje çıktılarının kalite denetimlerini yapmak ve tüm aşamalarını kontrol etmektir.
Kalite güvence yönetimi ne demektir?
Kalite güvence yönetimi, kalitenin oluşturulması veya sürdürülmesi için kullanıcı memnuniyetini dikkate alarak üretim çıktısını belirlenmiş standartlara uygun düzeyde iyileştirmeye yönelik tüm planlama, yönetim ve kontrol faaliyetleridir.
Kalite güvence yönetimi, yalnızca potansiyel kalite problemlerini belirlemeye değil, aynı zamanda eylemleri ve çözüm önlemlerini uygulamaya da hizmet eder.
Kalite güvence yönetiminin etkili olması için aşağıdaki 5 adımı içermesi gerekir:
- Analiz için veri toplama
- Toplanan verileri analiz etme ve bunları yürürlükteki kalite kriterleriyle karşılaştırma
- Kalite iyileştirme önerilerini belirleme
- Genel kriterleri ve mevcut yaklaşımı iyileştirmek için stratejik değişiklikler yapma
- Müşteri deneyimi üzerinde olumlu etkisi olan eylemleri tekrarlama ve bunları genel yaklaşıma dahil etme
Kalite güvence sorumlusu kimdir?
Kalite güvence sorumlusu ya da kalite güvence uzmanı, şirketlerin organizasyonel ve teknik yapılarında kalite güvence sistemi ile ilgili yönetim kademesinin temsilcisidir. Şirketin oluşturduğu kalite politikasından kaynaklanan hedeflere ulaşılması için gerekli kalite güvence sistemi aşamalarının tanımlanması ve yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun olarak tasarlanan kalite yönetim sisteminin sürdürülmesi için gerekli uzmanlık, eğitim ve bilgilendirme desteğini sağlar.
Kalite güvence sistemi nedir?
Kalite güvence sistemi, şirketler için geleceği öngörmek ve riskleri azaltmak için etkili bir araçtır. Kalite güvence prosedürünün oluşturulması yoluyla şirket, ürün ve hizmetlerinin kalitesini denetlediğini ve iyileştirdiğini göstermiş olur. Örneğin, ISO standardı, ürün veya hizmetin kalitesini değerlendirirken kullanılan temel bir referanstır. ISO kalite güvencesi, ürün ve hizmetlerin kalite standardına uygun olması için kalite sistemi düzeyinde yürütülmesi gereken tüm faaliyetleri içerir. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, CE, TSE, EAC, HACCP gibi sertifikalar, şirketlerin kalite standartları konusunda hassasiyet gösterdiğini ve tüm süreçlerinde standartların sürdürülmesi için sürekli iyileştirmeler yaptığını kanıtlar niteliktedir. Şirketlerin yayınladığı kalite güvence el kitapları ve kalite güvence sistemi prosedürleri çalışanlar da dahil olmak üzere herkese açıktır.
ISO 9001 standardının 7 ilkesi
ISO 9001, kalite yönetim sistemi için gereksinimleri belirten uluslararası standart olarak tanımlanır. Şirketler bu standardı müşteri gereksinimlerini karşılayan ürün ve hizmetleri sürekli olarak sağlama yeteneklerini göstermek için kullanırlar. ISO 9000 serisindeki en popüler standart olan 9001 standardı ilk olarak 1987 yılında Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından yayınlandı. ISO 9001'in mevcut sürümü Eylül 2015'te piyasaya sürüldü. ISO 9001'in ilk yayımlandığı 1987 yılından bu yana dünya çapında yüzlerce ülkeye milyonlarca sertifika verildi. Bugün 193 ülkede 1,7 milyondan fazla şirket ISO 9001 sertifikasına sahip. ISO tarafından yayımlanan 2021 verilerine göre Türkiye’de 7.866 şirket ISO 9001 sertifikasına sahip.
Bu uluslararası sertifika, şirketin kalite yönetim sisteminin aşağıdakiler gibi birkaç temel prensibi dikkate aldığını onaylar:
- Müşteri odaklılık: Müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak için müşteri ihtiyaçlarına nasıl uyum sağlanacağını bilmek
- Liderlik: Hedefler ile kuruluş politikası arasındaki tutarlılığı sağlamak
- Çalışan katılımı: Yetenek, bağlılık ve yetkilendirme üzerinde çalışarak çalışanları kalite yönetimine dahil etmek
- Süreç yaklaşımı: Kaynakları yönetmek ve kilit faaliyetleri süreçlere aktarmak
- İyileştirme: İç ve dış değişikliklere karşı fırsatlar yaratmak için sürekli iyileştirme hedefini benimsemek
- Kanıta veya olgusal yaklaşıma dayalı karar verme: Karar vermenin nesnel ve bilgiye dayalı olması için verileri analiz etmek
- İlgili taraflarla ilişkilerin yönetimi: İlişkilerin istikrarını ve şirketin sürdürülebilirliğini en üst düzeye çıkarmak için hizmet sağlayıcılar, tedarikçiler ve müşteriler gibi çeşitli paydaşlarla ilişkileri optimize etmek
Tüm bu noktaların değerlendirilmesi risk temelli bir yaklaşıma dayanır. Bu standartların temel amacı, tehditlerin farkında olunması, risklerin öngörülmesi ve olası risk ve tehditlerle karşılaşıldığında kolaylıkla müdahale edilebilmesidir.
İyileştirmeye dayalı yönetim ve kalite güvence anlayışını garanti eden ISO 9001 belgesi, her türlü kuruluş (şirket, dernek, vakıf, kurum, yerel yönetim vb.) tarafından alınabilir ve sertifika başvurularında faaliyet gösterilen sektör veya kuruluşun büyüklüğü dikkate alınmaz.
Kalite güvence sistemi neden önemlidir?
- Kalite güvence sistemi, yalnızca hizmet, ürün ve süreçlerinizin yasal ve şirket yönergelerine uygun olduğunu doğrulamanıza değil, aynı zamanda her zaman müşterilerin beklediği deneyime uygun bir hizmet sunduğunuzu doğrulamanıza da olanak tanır.
- Kalite güvence sistemi, dahili süreçlerin standartlaştırılmasına ve tüm çalışanların aynı hizmeti vermesini sağlamaya yardımcı olur. Böylelikle müşteri nezdinde güven, pazar nezdinde itibar kazanırsınız.
- Kurumsal bir bakış açısıyla kalite güvence yönetimi, fırsatları belirlemenize yardımcı olur. Bu alandaki performansınızı değerlendirerek, gelişime veya daha iyi bir organizasyon yapısına ihtiyaç duyan alanları belirleyebilirsiniz.
- Kaliteli hizmet sağlamak için verileri toplamak, analiz etmek ve eyleme geçirilebilir bilgilere dönüştürmek, etkili bir kalite yönetimi stratejisi geliştirmenize ve pazardaki büyümenizi en üst düzeye çıkarmanıza ve sürdürmenize yardımcı olur.
İK departmanlarının kalite güvence yönetimindeki rolü
İş dünyasının artan rekabet gücü, şirketleri verimli yönetim yöntemleri aramaya yöneltti. Kalite güvence yönetimi de bu stratejilerin arasında yer alıyor. Kalite güvence yönetimi, tüm şirket süreçlerinin uyumlu ve sürekli iyileştirilmesi yoluyla kuruluşun paydaşlarını memnun etmeyi amaçlar. Kurumun tüm sektörlerinin farkındalığını gerektirdiğinden, bu yönetim modelinin hayata geçirilmesinde insan kaynakları departmanının katılımı esastır. Bir şirketin kalite standartlarının uygulanması ve sürdürülmesinde en önemli unsurlardan biri çalışan katılımıdır. Şirket çalışanları, süreçlerden sorumlu olduklarını hissettiklerinde, kalite güvence yönetimi için gerekli kriterlerin uygulanabilir ve sürdürülebilir olması kolaylaşır. Bu katılımı teşvik etmede insan kaynakları departmanlarının rolü çalışanları bilgilendirmek, bilinçlendirmek ve prosedürler konusunda periyodik olarak eğitmektir. ISO 9001:2005 standardının çalışan katılımı ilkesi de çalışanların kalite yönetimi süreçlerine dahil edilmesini hedefler.
İşe alım süreçlerinde bitoniş platformundan destek alan İK profesyonelleri ve işverenler, kalite standartlarıyla uyumlu bir iş ortağı edinmiş olur. Çünkü ihtiyaca yönelik hızlı ve kaliteli hizmet anlayışına sahip bitoniş, hem işveren hem çalışan memnuniyetini sağlamak üzere incelikle tasarlanmış akıllı algoritmalar kullanarak süreçleri sürekli iyileştirmeye odaklanan bir yaklaşımı benimser.
