Dijital İK 101: İK nasıl dijitalleşir?
İnsan kaynaklarındaki dijital dönüşüm, şirketlerin çalışma şeklini değiştiriyor. Manuel ve kağıt tabanlı İK süreçleri dijital araçlara, stratejilere ve daha çevik İK yapılarına dönüşüyor.
Dijitalleşme, süreçleri optimize etmek ve tüm paydaşların deneyimini geliştirmek için teknolojiyi kullanır. İnsan kaynakları (İK) süreçlerinde dijitalleşme ise yaratıcılığı, stratejiyi ve çevikliği temsil eder ve temelde teknolojik dönüşüme doğru atılan ilk adımdır. PwC tarafından gerçekleştirilen İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme Endeksi Araştırması’na göre şirketlerin %51’i, İK süreçlerinin hali hazırda dijitalleştiğini söylüyor. . Her şirketin, süreçlerin dijitalleştirilmesinde üretken ve organize bir çalışma ortamı yaratma ve sürdürme yeteneğine sahip bir insan kaynakları departmanının bulunması gerekir. Süreçlerin dijitalleşmesi, işe alım, performans değerlendirme, bordro ve özlük işleri gibi ana faaliyetlerin performansını kolaylaştırarak insan kaynakları yönetimi rutininin önemli bir bölümünü çok daha pratik, hızlı ve verimli hale getirir. İnsan kaynaklarının dijitalleşmesi, daha yaratıcı, stratejik ve çevik bir yönetimin benimsenmesi anlamına gelir. Dijital araçları kullanarak departmanın rutinini daha üretken hale getirmek mümkün. Bu da genel olarak İK performansını olumlu yönde etkiler.
Dijitalleşen İK yönetimi avantajlarla geliyor
İK'yı dijitalleştirmenin 3 ana avantajı, süreçleri kolaylaştırma, veri havuzu yaratma ve verimliliği artırma olarak öne çıkıyor:
1. İşe alım ve yetenek seçim süreçlerini kolaylaştırır
İşe alım süreci, İK'nın en önemli görev alanıdır. Bu süreci dijitalleştirmenin çeviklikteki artış başta olmak üzere sayısız kazanımı vardır. İşe alım stratejileri ister geleneksel işe alım sürecini takip etsin, ister modern teknikler üstüne kurulu olsun, çevrimiçi hale geldiğinde, özgeçmişlerin alınması, adaylarla mülakat, eleme ve seçim, kişilik envanterinin uygulanması, yeni pozisyonların açılması ve açık olan pozisyonların kapatılması gibi süreçler dijitalleşerek merkezileşmiş olur.
2. Dijital veriler karar alma süreçlerine katkıda bulunur
Şirkette alınacak herhangi bir karara katkı sağlayacak veriyi sunmak dijital olmayan kaynaklarla oldukça zordur. Karar alma süreçlerinde çoğunlukla çalışanların profilini ve performansını gösteren verilere ihtiyaç duyulur. Dijitalleşme sayesinde, şirketin çalışan profilini ve verimliliğini gösteren veriler, bazı araçlar yardımıyla basit bir şekilde raporlanabilir. Böylece var olan insan kaynağının yönetimi çevikleşir ve iyileştirme alanları net bir şekilde ortaya çıkar.
3. Verimliliği artırır ve ekibi daha stratejik hale getiri
Dijital İK'nın getirdiği en belirgin değişiklikler, operasyonel İK süreçlerinin otomatik ve veri odaklı hale getirilerek hızlandırılması, kağıt alışverişi ve fiziksel arşiv yükünün ortadan kalkmasıdır. Büyük miktarda bilgi ve belgeye sahip bir departman olan İK'yı dijitalleştirmek zamandan, işçilik maliyetlerinden ve fiziksel depolama alanından tasarruf sağlayabilir. İnsan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi iletişimi ve bilgi alışverişini kolaylaştırır; bürokrasi yükünü azaltır. Bu faydalar sayesinde İK, kurum kültürü, işveren markası, yetenek entegrasyonu ve çalışan deneyimi gibi daha değerli eylemlere odaklanarak giderek daha stratejik hale gelir.
İnsan kaynakları süreçleri nasıl dijitalleşir?
Teknolojinin en büyük hedeflerinden biri, yöneticilerin ve girişimcilerin daha güvenli kararlar almasına yardımcı olmak için bilgileri hızlı ve yüksek doğrulukla işlemek ve yönetmektir. Otomasyon çözümleri, İK'da geliştirilen işin verimliliğine katkıda bulunan bileşenler sunarak bu amacı karşılar.
- Bütünleşmiş (entegre) sistemler ile işe giriş, işten çıkarma, bordro, zaman işleyişi, izin bildirimi, devamsızlık kontrolü, ücret ve yan haklar yönetimi gibi önemli İK süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi ve takibi daha kolay hale gelir
- Otomatikleştirilmiş süreçler, daha az hatayla daha güvenilir dijital belgeler üretir. Hesaplamalar artık manuel olmadığından hata payı neredeyse sıfıra iner.
- Terfi, işten çıkarma, transfer gibi kararlar, toplanan verilerden elde edilen bilgilerle desteklendiğinde daha adildir. Veri analizi, yeteneğe değer verilmesine ve katılım stratejilerinin uygulanmasına yardımcı olur.
- İK, çalışanların algılarını ve ihtiyaçlarını anlayarak, motivasyonel açıdan önemli adımlar olan beceri ve yeterlilikleri geliştirmek için eğitim ve nitelik önerebilir.
- Yetenek yönetiminde veri analizi, işe alım ve seçim süreçleriyle uyum sağlamak için İK'nın çalışanların profilini daha iyi anlamasını sağlar. Bu nedenle, özellikle yeni nesil işe alım araçları kullanıldığında ve adaylar ve kurum kültürü arasındaki yakınlık ölçülebildiğinde, işe almanın başarı şansı daha yüksektir.
- İnsan kaynakları süreçlerinde dijitalleşme sayesinde, ilgili departmanlar birbirine bağlanabilir. Örneğin muhasebe ve finans, İK'nın dijitalleştirilmesinden yararlanır. Böylece bu departmanların çalışanları aynı veri tabanına ve onun içinde merkezileşen bilgilere erişebilir.
Verimli belge yönetimi nedir?
Belgeleri çevrimiçi bir platformda arşivlemek, İK süreçlerinin dijitalleşmesinin ana uygulamalarından biridir. Dosyaları dijital olarak gönderip alırken herhangi bir belgenin kaybolma riski önemli ölçüde azaltılır. Belgeleri elektronik formatta düzenlemek ve bulutta depolamak geniş bir fiziksel arşiv alanı ve kağıt depolama ihtiyacını ortadan kaldırır. Böylece uygulamada, belgelerin hazırlanmasını ve yönetimini içeren tüm süreç daha basit hale gelir. Dijital araçlarla, şirket içinde kullanılan tüm yazılımlar üzerinden gerektiğinde dosya paylaşımı, görüntülenmesi ve düzenlenmesi mümkündür.
İK süreçlerinde dijitalleşme nasıl başlar?
İK'nın dijitalleştirilmesi, teknolojik dönüşüme yönelik atılan ilk adımdır. Ancak, nerede ve nasıl yardımcı olabileceklerini analiz etmeden sadece yeni teknolojileri, yazılımları ve platformları satın almak ve uygulamak yeterli değildir. Şirket dijitalleşmeye karar verdiğinde izlenmesi gereken üç basit adım şöyle sıralanabilir:
1.Süreçleri değerlendirin
Şirketin içine eleştirel bir gözle bakmak, dijitalleşme, değiştirilebilecek manuel eylemler ve daha çevik hale gelmek için yeniden oluşturulması gereken süreçler sayesinde mümkün olan iyileştirme noktalarını daha net görmenizi sağlar. Bu değerlendirme sırasında, zaman alıcı adımları ve süreçleri listeleyin ve teknolojinin bu konuda nasıl yardımcı olabileceğini anlamaya çalışın. Bunu İK'nın tüm alanlarında yapın. Ayrıca süreçlerde rolü olan tüm kilit kişilere, listelenen süreçlerin dijitalleştirilmesine ilişkin görüşlerini sorun.
2.Deneyimi yeniden tasarlayın
Hangi süreç için olursa olsun, her çalışanın İK ile teması bir deneyim olarak değerlendirilmelidir. Bu deneyim kötüyse, kurum kültürü pek çok açıdan zarar görebilir. Bu bakış açısından hareketle, bir önceki adımdaki gibi tüm deneyim alanlarını düşünüp teknolojiyi dahil ederek yeniden tasarlamaya çalışın. İşe alım sürecini, dijital ve entegre bir platformla nasıl iyileştirilebileceğinizi, yeni nesil yöntemleri, online mülakat gibi daha az evrak işi ve daha fazla çeviklik getiren çözümleri düşünebilirsiniz. İK’nın insanileştirilmesi, adayların ve çalışanların deneyimini geliştirmek için giderek daha önemli hale geliyor. Bu nedenle, dijitalleşmenin insanların deneyimlerini iyileştirmek amacıyla yapılması gerektiğini unutmayın.
3.Teknolojik çözümleri araştırın
İlk iki adımdan sonra, iyileştirme için tüm noktaları ve İK süreçlerinde dijitalleşme ile hangi deneyimlere öncelik verilmesi gerektiğini daha iyi anlamış olmalısınız. Son adımda süreçlerin daha iyi deneyimler sunmasına yardımcı olacak teknolojileri aramaya başlayabilirsiniz. Bu konuda takip edilecek ilk yol, piyasadaki referans şirketlerle karşılaştırma yapmaktır. Bu karşılaştırma ile, şirketlerin hangi araçları kullandığını, hangi süreçlerin dijitalleştirildiğini ve ne gibi kazanımlar elde edildiğini anlayabilirsiniz. Şirketlerin insan kaynakları dijitalleşmesiyle ilgili neler yaptığını bilmek, hatalardan ve başarılardan ders almanın iyi bir yoludur. Bu nedenle, bu adımda en iyi yazılım ve platformları araştırın, rakipler arasında ürünleri karşılaştırın ve sektör profesyonelleriyle deneyimlerini anlamak için iletişim kurun. Tüm sorularınıza yanıt bulmak ve kullanılacak araçların pratikte süreçlerinizin dijitalleşmesine nasıl yardımcı olacağını anlamak için bu adımı hızlı geçmemelisiniz. Dijitalleşme süreci çok sayıda teknolojiyi bir arada kullanabilir, sizin ihtiyaçlarınıza hangilerinin daha iyi yanıt vereceğini ve hangilerinin süreçlerinizi daha stratejik, çevik ve verimli hale getireceğine karar vermeniz yeterlidir
4.bitoniş’le tanışın
İş arayanlarla çalışan arayanları buluşturan bitoniş platformu, kullanıcı dostu arayüzüyle İK dünyasına yepyeni bir soluk getiriyor. Uygun pozisyonlar veya profiller için daha akıllı ve esnek bir platform arayışınız varsa, işe her iki taraf için de cazip seçenekler yaratan bitoniş uygulamasını kullanarak başlayabilirsiniz!